Con el uso de la tecnología es posible dejar de usar el papel en las oficinas, sustituyéndolo con la utilización de la digitalización documental.
¿Cómo dejar de consumir tanto papel?
La idea de reducir o eliminar en su totalidad el uso del papel en las oficinas ha existido desde que los ordenadores personales se convirtieron en la herramienta esencial en las oficinas modernas.
No obstante y a pesar de la prevalencia de los documentos y los correos electrónicos, la mayoría de las organizaciones todavía confían en los documentos en papel. No utilizar papel tiene muchos beneficios, desde ahorrar recursos hasta aumentar la seguridad, pero quizás el beneficio más importante es la protección del medioambiente.
Toneladas de madera son necesarias para la elaboración de facturas
De acuerdo a los datos suministrados por la Fundación Seres, se necesitan más de diez mil kilogramos de madera para la elaboración de un millón de facturas.
De ahí la importancia que cobra, sustituir el uso del papel y recurrir a la implementación progresiva de la digitalización. Gracias a ello, hoy día son más las empresas que en vez de utilizar facturas de papel, prefieren el uso de las efacturas, lo que a la vez favorece en buena parte la protección de nuestro ecosistema.
El uso de buzones ya forma parte de la historia.
La eliminación o disminución del uso del papel favorece al medio ambiente
La industria del papel tiene un impacto negativo muy importante en el medio ambiente, lo que ha afectado muchas decisiones en la industria, así como el comportamiento a nivel personal y empresarial.
Debido al desarrollo tecnológico en la imprenta y el aprovechamiento de la madera, ha habido una alta disponibilidad de papel desechable que también ha llevado a un alto consumo y niveles de residuos, debido a su asequibilidad.
Sin embargo un aumento en los problemas ambientales como la contaminación del agua y el aire, los vertederos desbordados y el cambio climático global han llevado a muchos gobiernos a aumentar las regulaciones.
Estos han trazado una tendencia que es reducir el uso del agua, la limpieza, el consumo de combustibles fósiles y las emisiones de gases de efecto invernadero, entre otros y todo para reducir los impactos sobre la contaminación del aire y los suministros de agua.
En las últimas cuatro décadas el uso de papel ha aumentado en un 400%, lo que tiene como consecuencia que la deforestación se ha convertido en un problema importante, tanto en áreas en desarrollo como en áreas desarrolladas.
Las emisiones de las industrias de celulosa y papel tienen un efecto significativo en el medio ambiente.
Producen óxidos de nitrógeno, óxidos de azufre y dióxido de carbono. El nitrógeno y los dióxidos de azufre son contribuyentes clave en la lluvia ácida, mientras que el dióxido de carbono es el culpable de que el cambio climático sea un gas de efecto invernadero.
Las fábricas de papel son fuentes de nutrientes, sólidos y materia disuelta como la lignina en las descargas de aguas residuales. Existen otros agentes como el alcohol o materiales inorgánicos como los cloratos. Estos continúan contaminando los ríos y lagos en los que se liberan.
Aproximadamente el 26% de los residuos sólidos vertidos en los vertederos es papel y cartón desechados.
Además, las plantas de celulosa y papel también contribuyen a la contaminación del agua, la tierra y el aire. Estas plantas utilizan más agua para producir un determinado volumen de productos que otras industrias, incluso también se ha determinado que el destintado de papeles durante el reciclaje es una fuente de emisiones químicas.
La industria de la pulpa y el papel es el quinto mayor consumidor de energía, ya que representa el cuatro por ciento de todo el uso de energía del mundo. La industria de la pulpa y el papel utiliza más agua para producir una tonelada de producto que cualquier otra industria.
Otros beneficios de la digitalización documental
Ahorra tiempo
El tiempo dedicado a archivar, organizar y buscar documentos en papel, es tiempo que se puede invertir en tareas más productivas. Los documentos digitalizados se almacenan en un repositorio central, que es básicamente un archivador digital bien organizado donde se encuentran todos sus documentos.
Al utilizar un sistema de gestión de documentos digitales se pueden aprovechar las mismas potenciales capacidades de búsqueda que se tienen al usar Google.
Esto significa que los empleados pueden encontrar archivos a través del clic de un botón, mucho más rápido que el laborioso proceso manual de buscar un archivo específico en una carpeta. Los empleados pueden usar este tiempo adicional en proyectos que generan ingresos.
Ahorra espacio
El papel ocupa mucho espacio, al igual que los archivadores y el espacio para almacenar esos archivadores.
Los libros y las estanterías también son voluminosos. Lo que es peor es que el papel se sigue acumulando y es que muchas veces se acumula más rápido de lo que se puede clasificar y organizar. Esto es particularmente cierto en el caso de las industrias que tienen largos períodos de retención obligatorios para el papeleo como la industria financiera.
La digitalización de archivos le permite almacenar todos los documentos en un servidor local o en la nube. Las carpetas de archivos digitales en un repositorio requieren mucho menos espacio que un archivo de registros físicos.
Ahorra dinero
La digitalización documental mejora la eficiencia del proceso, ahorrando dinero. Las oficinas sin papel, pueden procesar un volumen mucho mayor de información en comparación con las oficinas tradicionales en la misma cantidad de tiempo.
Además, la digitalización reduce el dinero gastado en papel, impresoras, tinta, franqueo, espacio de oficina para archivos y tiempo de los empleados para administrar el papeleo. Los ahorros en el tiempo de los empleados se vuelven especialmente valiosos en lo que respecta a las auditorías regulatorias y las tareas repetitivas de gran volumen, como los reembolsos de gastos.
Facilita la transferencia de información
El software de gestión de documentos ofrece un proceso simple para guardar estos.
El software compila fácilmente documentos digitales utilizando escáneres, captura móvil con una cámara en un móvil o tableta o transfiriendo cualquier tipo de archivo (docx, pdf, archivos de imagen).
Muchas aplicaciones de uso común como Microsoft Office y Adobe Acrobat, se integran con los sistemas de administración de documentos y tienen complementos que le permiten archivar documentos en su sistema de administración de contenido con un solo clic.
